Контрольно-кассовая машина является одним из атрибутов, необходимых для осуществления денежных расчетов, как наличными, так и при помощи пластиковых карт. В современной торговле кассовые аппараты становятся важным элементов учета и отчетности.Обслуживание ККМ осуществляют только Центры технического обслуживания контрольно-кассового оборудования, так называемые ЦТО, имеющие лицензию. Законодательство РФ предусматривает обязательное заключение договора с ЦТО, без которого невозможна постановка на учет ккм в налоговой инспекции. Ст.4 п.1 ФЗ № 54 от 22.05.2003г. призывает организации и индивидуальных предпринимателей в обязательном порядке использовать только исправное оборудование. Применение неисправных аппаратов приравнивается к неиспользованию. Положение по применению ККМ определяет в п.8 признаки неисправности:
- не отображает на чеке требуемые данные полностью либо частично;
- проведение операций, регламентированных техническими требованиями, с ошибками, либо полное невыполнение указанных операций;
- не пропечатывает контрольную ленту и иные документы, предусмотренные техническими характеристиками;
- оборудование использует прикладные программы, не предусмотренные для конкретной модели;
- невозможно получить информацию, которая находится в фискальной памяти.
Кроме того, правила эксплуатации техники могут предусматривать другие неисправности, наличие которых станет препятствием для применения данных машин. При возникновении неполадок кассир-операционист должен выключить оборудование, сообщить представителю администрации о сложившейся ситуации и совместно определить характер неисправности. Устранением неисправностей может заниматься только квалифицированный специалист ЦТО, с которым подписан договор о техническом обслуживании. Перед началом ремонта сотрудник составляет акт в трех экземплярах по форме КМ-2, отражающий суть неисправности, показания денежных счетчиков до ремонта и после, также дается заключение об исправности блока фискальной памяти. При невозможности определения его состояния до ремонта, о сложившейся ситуации делается пометка, но после ремонта в обязательном порядке дается исчерпывающее заключение. Составление акта проводится с обязательным участием налогового инспектора, он проверяет указанную информацию, ставит свою подпись и печать. Лишь после всех этих процедур специалист ЦТО может начинать ремонт кассового аппарата. Причин, влияющих на выход из строя ккм, как и любой электронной техники, достаточно много. 
Своевременный вызов специалиста ЦТО позволит значительно сократить риск утраты важных отчетов на кассовом оборудовании, необходимых налоговым органам в дальнейшем. При крупном и сложном ремонте время простоя увеличивается, для выполнения определенных видов работ требуется разрешение налоговой инспекции. Поэтому, лучше всего иметь резервный аппарат, официально зарегистрированный в налоговой инспекции. Это позволит избежать перебоев в обслуживании клиентов при подобных экстренных ситуациях. В соответствии с требованиями налоговых органов и заводов-изготовителей техническое обслуживание ккм необходимо проводить раз в квартал. Комплекс работ включает внешний осмотр, выявление подключенных посторонних устройств, проверка функционирования компонентов кассового оборудования, проверка отображения реквизитов на чеке, проверка установленной версии программного обеспечения, установка визуальных контролирующих средств, пломбирование корпуса и заполнение необходимой документации. При истечении срока эксплуатации ЭКЛЗ, ее неисправности или заполнении более чем на 90%, а также при перерегистрации кассового оборудования проводят замену электронной контрольной ленты. ЭКЛЗ представляет собой электронный блок, находящийся в составе ККМ и обеспечивающий регистрацию информации, защищенную от корректирования. Данный элемент отличается высокой защитой от взлома. Гарантийный период использования ЭКЛЗ – максимум 12 месяцев с момента активизации.
Своевременное техническое обслуживание позволит избежать серьезных проблем с ремонтом, продлит срок службы контрольно-кассовой машины.
